Prosedur Pengurusan KTP Baru Wilayah Batam

Hai semuanya!

Hari ini disini saya akan sharing tentang Prosedur Pembuatan KTP Baru untuk wilayah Batam. Ingat, KTP BARU, bukan perpanjangan atau pun pengurusan KTP Hilang ya…

Bulan Juli tahun lalu saya sudah menginjak usia 17 tahun, tetapi sehubungan dengan kegiatan sekolah saya yang mulai padat (karena saya duduk di bangku kelas 3 SMK), maka saya menunda pembuatan KTP saya sampai selesai Ujian Nasional (UN) bulan April lalu.

Setelah mendapat sedikit info dari seorang petugas di kompleks perumahan saya di Batam Centre, bahwa untuk membuat KTP, wajib meminta Surat Pengantar dari RT/RW terlebih dahulu.

Maka pada tanggal 29 April yang lalu, saya pergi ke rumah RT yang berjarak sekitar 50 meter dari rumah saya. Ketika saya ke sana, saya menyampaikan keinginan saya untuk membuat KTP baru. Lalu Bapak Ketua RT tersebut meminta fotokopi Kartu Keluarga (KK) saya. KK ini rupanya digunakan sebagai pedoman untuk mengisi data di Surat Pengantar tersebut, seperti nama, tempat tanggal lahir, nama orang tua kandung, pendidikan, agama, golongan darah, pekerjaan, status pernikahan, nomor NIK, dan nomor KK.

Contoh surat pengantar RT/RW dapat dilihat seperti dibawah ini:

Setelah ditanda tangani dan diberi stempel oleh Ketua RT, saya disuruh untuk menemui Sekretaris RW untuk meminta nomor registrasi, setelah dari Sekretaris RW setempat, saya menuju ke rumah Ketua RW untuk meminta tanda tangan dan stempel dari beliau. Hal ini tergantung RT dan RW setempat ya. Ada yang tidak perlu mengunjungi Sekretaris RW, tetapi ada beberapa yang perlu. Tanyakan saja kepada Ketua RT masing-masing.

Urusan dari RT/RW setempat selesai sudah.

Saya pun menuju ke Kantor Kelurahan Teluk Tering yang terletak di depan sekolah Yos Sudarso di Batam Centre untuk meminta Surat Pengantar dari Lurah. Adapun berkas-berkas yang perlu dipersiapkan adalah:

1.      Surat Pengantar RT/RW dan fotokopi-annya (2 rangkap, 1 fotokopi untuk lurah, 1 fotokopi dan aslinya diserahkan ke camat)

2.      Fotokopi Kartu Keluarga (3 rangkap, 1 utk lurah, 2 untuk kecamatan)

3.      Fotokopi Akte Kelahiran (3 rangkap, 1 utk lurah, 2 untuk kecamatan)

4.      Fotokopi KTP Orang tua (2 rangkap, kedua-duanya untuk kecamatan)

5.      Fotokopi Ijazah Terakhir (2 rangkap, kedua-duanya untuk kecamatan)

6.      Foto 3x4 berwarna 2 lembar (untuk tahun kelahiran ganjil, latar merah, dan tahun kelahiran genap latar biru. Misal, Anda lahir tahun 1997, maka latar merah. Jika Anda lahir tahun 1998, maka latar biru, foto diserahkan kepada lurah untuk ditempelkan pada Surat Pengantar Lurah)

7.      Surat Pengantar Lurah dan fotokopiannya (1 rangkap fotokopi beserta aslinya untuk kecamatan)

Contoh Surat Pengantar dari Lurah:

Bisa dilihat di foto, Surat Pengantar dari Lurah tersebut berukuran setengah HVS dengan judul Formulir Permohonan Kartu Tanda Penduduk (KTP) Warga Negara Indonesia dengan nomor form F-1.07

Setelah mendapatkan Surat Pengantar Lurah, maka saya segera menuju ke Kantor Kecamatan Batam Kota yang terletak di Jalan Abulyatama dekat Bandara Hang Nadim kalau tidak salah.

Kebetulan waktu itu saya sampai di Kantor Camat itu pukul 2 siang. Dan ternyata kata petugas di sana, nomor antrian sudah habis. Nah, ini info mengenai prosedur di Kantor Camat, silahkan disimak:

Kantor Camat adalah tempat pengurusan berbagai dokumen seperti KTP, KK, SKCK, dll. Untuk pengurusan KTP dan KK perlu mengambil nomor antrian yang akan dibagikan pukul 7.30 pagi. Oleh karena itu, sebaiknya Anda menuju kantor camat sepagi mungkin untuk bisa mendapatkan nomor antrian yang awal. Saya tiba di sana pukul 8.10, dan mendapatkan nomor antrian 33.

Kalau tidak salah, setahu saya, nomor antrian hanya sampai 40, sehingga sekitar pukul 9 nomor antrian sudah habis. Menurut info yang saya dengar dari petugas di sana bahwa mereka tidak lagi melayani pengambilan nomor antrian hingga pukul 10. Karena dari pengamatan saya, banyak orang yang sudah mengambil nomor antrian tetapi tidak muncul ketika dipanggil, sehingga dilewatkan begitu saja oleh petugas. Lalu apabila memang ada warga yang membutuhkan nomor antrian sementara nomor antrian sudah habis, maka petugas di sana kadang akan memberikan nomor yang tidak bertuan alias terlewatkan tadi. Tetapi kalau sudah sampai sekitar pukul 10, tidak akan diberikan nomor antrian lagi.

Selain itu, sebaiknya setelah mengambil nomor antrian, Anda segera menuju kantin belakang untuk membeli sebuah map biru khusus, seperti foto di bawah ini:

Anda tidak perlu repot-repot membawa map yang cantik ke sana, karena Anda akan tetap diminta untuk membeli map khusus dari pihak Kecamatan tersebut. Seperti terlihat pada foto di atas, map tersebut memang dicetak khusus dengan halaman depan yang dapat diisi dengan berbagai data, yaitu nama, alamat, rt/rw, kelurahan, kecamatan, nomor hp/telepon. Data-data tersebut di sebut sebagai DATA PEMOHON, data itu harus kita isi sendiri.

Lalu dibawahnya terdapat kolom Penerima Berkas, Persetujuan Kasi Kecamatan, Persetujuan Sekcam Kecamatan, Persetujuan Camat. Dan di sampingnya terdapat kolom Jenis Pengurusan, Proses, dan Pengambilan. Tenang, kolom-kolom tersebut nantinya akan diisi oleh petugas di kecamatan.

Nah, setelah mendapatkan map tersebut, masukkan berkas-berkas Anda ke dalam map tersebut. Saya ulangi ya berkas-berkas yang dibutuhkan oleh pihak kecamatan yaitu:

1.      Fotokopi KK

2.      Fotokopi Akte Lahir

3.      Fotokopi KTP Orang tua

4.      Fotokopi Ijazah Terakhir

5.      Surat Pengantar RT/RW dan fotokopiannya

6.      Surat Pengantar Lurah dan fotokopiannya

Setelah itu, tunggu nomor antrian Anda dipanggil oleh petugas di loket. Ketika nomor Anda dipanggil, silahkan menuju petugas loket yang memanggil Anda. Biarkan petugas loket mengurusi berkas Anda, mungkin Anda akan ditanya beberapa pertanyaan misalnya “Sudah pernah rekam E-KTP sebelumnya?” dll. Nah, bicara soal perekaman E-KTP. Mungkin Anda pernah melihat mobil pemerintah yang berkeliling? Ada sebuah mobil dari pihak Dinas Kependudukan Kota Batam yang berkeliling khusus untuk perekaman E-KTP. Atau mungkin Anda pernah pergi ke mall dan melihat ada tempat perekaman E-KTP? Nah, jika pernah, sebaiknya jangan Anda lewatkan kesempatan itu untuk merekan E-KTP (jika belum punya E-KTP).

Saya sendiri termasuk cukup beruntung karena mobil keliling tersebut sempat berkunjung ke sekolah saya ketika saya masih berusia 15 tahun. Ketika itu, kami diminta untuk menyerahkan sebuah fotokopi KK dan menunggu giliran untuk perekaman E-KTP. Mobil itu terparkir di halaman sekolah kami. Dengan membawa fotokopi KK, kami berbaris di depan pintu mobil tersebut. Satu per satu dari kami masuk ke dalam mobil untuk perekaman E-KTP. Sekedar info, bagi yang tidak memiliki KK Batam, tidak akan bisa mengurus E-KTP di Batam. Karena kebetulan waktu itu, dua orang teman saya adalah pindahan dari pulau lain dan belum memiliki KK Batam, alhasil mereka tidak diijinkan untuk melakukan perekaman E-KTP.

Saya tidak begitu ingat lagi apa yang saya lakukan di dalam mobil itu. Seingat saya, petugas di mobil itu meng-input data saya ke dalam komputer, melakukan pemotretan (asekkk), maksud saya mengambil foto saya waktu itu di dalam mobil, lalu adapun scanning mata, dan cap jari serta tanda tangan. Itulah proses perekaman E-KTP.

Kembali ke Kantor Camat. Nah, setelah berkas Anda diambil oleh petugas loket di camat, silahkan menunggu sampai nama Anda dipanggil oleh bagian Kasi (saya juga kurang tau apa itu Kasi Camat).

Di dalam kantor Camat Batam Kota itu, terdapat beberapa ruangan. Begitu Anda masuk, Anda akan melihat 4 loket disana, dan beberapa tempat duduk di ruangan tersebut. Lalu jika Anda melihat ke kanan, ada ruangan Nursery Room, oke ini tidak penting. Itu hanya sebuah ruangan untuk ibu menyusui anaknya atau mengganti popok. Oke, tidak penting kan?

Nah, selanjutnya coba lihat ke sebelah kiri, ada dua ruangan di sana yaitu ruang Kasi Tramtib dan satu lagi saya tidak ingat. Kedua ruangan itu berdekatan. Adapun tangga menuju lantai dua di hadapan Anda. Tetapi saya tidak tahu apa yang terdapat di lantai atas karena saya tidak ke lantai atas.

Kembali ke pengurusan KTP. Setelah berkas Anda diambil oleh petugas loket, silahkan duduk menunggu nama Anda dipanggil oleh petugas dalam ruangan Kasi tadi. Tetapi, apabila Anda bernasib buruk seperti saya yang mendapatkan nomor antrian yang cukup jauh yaitu 33, maka sebaiknya Anda pulang dahulu ke rumah (kalau tidak repot bagi Anda). Karena menurut info dari si petugas loket, bahwa pemanggilan oleh petugas Kasi itu cukup lama. Saya saja waktu itu selesai mengurus berkas di loket sekitar pukul 9.15, lalu petugas loket menyarankan saya untuk pulang dan kembali lagi pukul 2 siang.

Saya pun mengikuti saran si petugas loket. Saya pulang ke rumah dan kembali lagi ke sana sekitar pukul 1. Sebelumnya saya sudah bertanya pada petugas loket, kalau saya terlambat kembali ke camat dan nama saya terlewatkan, apakah bermasalah? Jawab si petugas loket, “Nggak, Dek. Nanti kalau datang lagi, tanya saja sama petugas Kasi, bilang nomor antrian adek berapa terus atas nama siapa.”

Nah, begitu tiba di sana pukul 1 siang, saya mendapati kantor camat sangat sepi. Bahkan hanya terlihat satu atau dua mobil pejabat di lapangan parkirnya. Kata salah seorang anggota kepolisian yang kebetulan berada disana, bahwa petugas kantor camat sedang jam istirahat. Oalah! Saya nyaris melupakan itu. Akhirnya saya masuk ke dalam kantor camat dan mengambil tempat duduk di dekat ruangan Kasi. Saya sempat mengintip ke dalam ruangan Kasi, saya melihat ada sebuah komputer dan kamera di sana. Dinding di depan kamera tersebut terdapat dua buah kain berwarna biru dan merah yang saling bertimpa.

Setelah menunggu beberapa menit, satu per satu petugas kantor camat kembali bertugas, termasuk petugas di ruang Kasi itu. Seorang petugas pria keluar dari ruangan Kasi membawa beberapa map biru dan mulai memanggil nama mereka satu per satu. Saya melihat nomor antrian teratas yang di-stepler di map tersebut adalah nomor 29. Saya pun berpikir, wah jangan-jangan nomor saya terlewatkan. Jadi saya pun bertanya pada petugas, dan beliau meminta saya untuk menunggu saja karena berkas saya masih di loket.

Rupanya, petugas loket masih perlu mengurusi berkas-berkas tersebut di sebuah ruangan tersendiri di belakang loket dan kemudian menyerahkan berkas tersebut ke ruangan Kasi untuk diproses lebih lanjut. Satu per satu nama dipanggil. Dan saya melihat si pemohon (alias pihak yang ingin mengurus KTP) masuk ke dalam ruangan, berbicara dengan seorang petugas yang duduk di balik dinding (sehingga tidak terlihat dari luar). Setelah berbincang sejenak, si pemohon diminta untuk duduk di samping petugas yang memanggil nama tadi. Duduk di samping petugas sama artinya dengan duduk membelakangi dinding berkain merah/biru dan menghadap kamera. Bisa dibayangkan? Itu tidak penting, Anda akan tahu setelah tiba di sana. Intinya, si petugas akan mengambil foto si pemohon alias memotret si pemohon dengan kameranya. Lalu melakukan scan sidik jari si pemohon dan meminta tanda tangan si pemohon.

Itu adalah rangkaian proses perekaman E-KTP bagi yang belum melakukan perekaman. Lalu setelah proses perekaman, si petugas memberikan sebuah Form Pengambilan kepada si pemohon dan memberi tahu kapan kembali lagi ke kantor camat untuk mengambil E-KTP yang sudah jadi.

Setelah menunggu sekitar 45 menit, akhirnya nama saya dipanggil. Berhubung saya sudah melakukan perekaman E-KTP 2 tahun lalu, maka proses saya tidak sulit. Si petugas mencari data saya di komputernya dan data saya pun muncul lengkap dengan foto dan hasil scan sidik jari saya yang saya lakukan dulu. Setelah itu, si petugas langsung memberikan form pengambilan kepada saya. Bentuk form tersebut dapat dilihat di bawah ini:

Pada form saya tersebut dapat dilihat, tanggal masuk (tanggal pengurusan KTP di kantor camat) adalah tanggal 7 Mei, dan tanggal selesai (tanggal pengambilan KTP) adalah tanggal 29 Mei. Saya sarankan untuk tidak mengambil e-KTP yang sudah jadi tepat pada tanggal yang ditentukan di form pengambilan. Karena menurut pengalaman dan pengamatan, ada sedikit keterlambatan pada pengambilan e-KTP. Perlu diketahui bahwa pihak yang mencetak KTP kita itu adalah Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, jadi perlu waktu untuk mengirim KTP yang sudah jadi tersebut dari DisDuk ke Kantor Camat setempat. Misalkan tanggal pengambilan saya adalah 29 Mei, apabila saya datang pada tanggal 29 Mei pagi, maka jawaban yang saya dapatkan dari petugas kantor Camat adalah, “Maaf, KTP-nya belum masuk, belum dikirim dari DisDuk. Mungkin nanti sore atau besok pagi.” seperti yang terjadi pada beberapa orang yang saya temui di kantor camat beberapa waktu lalu.

Jadi, penundaan pengambilan sekitar 3-4 hari itu tidak masalah. Tidak perlu terlalu tepat waktu dalam mengambil KTP tersebut.

Nah, begitulah proses “singkat” pembuatan KTP baru di Kecamatan Batam Kota. Bagi yang merasa pusing membaca cerita panjang di atas, saya telah membuatkan sebuah skema sederhana di bawah ini:

Tapi, saya masih menyarankan Anda untuk membaca pengalaman saya di atas, saya yakin akan bermanfaat. Akhir kata, saya ingin menyampaikan “Jadilah Warga Negara Indonesia yang Baik!”

Terima kasih.