Hai semuanya!
Hari ini disini saya akan
sharing tentang Prosedur Pembuatan KTP Baru untuk wilayah Batam. Ingat, KTP
BARU, bukan perpanjangan atau pun pengurusan KTP Hilang ya…
Bulan Juli tahun lalu saya
sudah menginjak usia 17 tahun, tetapi sehubungan dengan kegiatan sekolah saya
yang mulai padat (karena saya duduk di bangku kelas 3 SMK), maka saya menunda
pembuatan KTP saya sampai selesai Ujian Nasional (UN) bulan April lalu.
Setelah mendapat sedikit
info dari seorang petugas di kompleks perumahan saya di Batam Centre, bahwa
untuk membuat KTP, wajib meminta Surat Pengantar dari RT/RW terlebih dahulu.
Maka pada tanggal 29 April
yang lalu, saya pergi ke rumah RT yang berjarak sekitar 50 meter dari rumah
saya. Ketika saya ke sana, saya menyampaikan keinginan saya untuk membuat KTP
baru. Lalu Bapak Ketua RT tersebut meminta fotokopi Kartu Keluarga (KK) saya. KK
ini rupanya digunakan sebagai pedoman untuk mengisi data di Surat Pengantar
tersebut, seperti nama, tempat tanggal lahir, nama orang tua kandung,
pendidikan, agama, golongan darah, pekerjaan, status pernikahan, nomor NIK, dan
nomor KK.
Contoh surat pengantar RT/RW
dapat dilihat seperti dibawah ini:
Setelah ditanda tangani dan
diberi stempel oleh Ketua RT, saya disuruh untuk menemui Sekretaris RW untuk
meminta nomor registrasi, setelah dari Sekretaris RW setempat, saya menuju ke
rumah Ketua RW untuk meminta tanda tangan dan stempel dari beliau. Hal ini
tergantung RT dan RW setempat ya. Ada yang tidak perlu mengunjungi Sekretaris
RW, tetapi ada beberapa yang perlu. Tanyakan saja kepada Ketua RT
masing-masing.
Urusan dari RT/RW setempat
selesai sudah.
Saya pun menuju ke Kantor
Kelurahan Teluk Tering yang terletak di depan sekolah Yos Sudarso di Batam Centre
untuk meminta Surat Pengantar dari Lurah. Adapun berkas-berkas yang perlu
dipersiapkan adalah:
1. Surat
Pengantar RT/RW dan fotokopi-annya (2 rangkap, 1 fotokopi untuk lurah, 1
fotokopi dan aslinya diserahkan ke camat)
2. Fotokopi
Kartu Keluarga (3 rangkap, 1 utk lurah, 2 untuk kecamatan)
3. Fotokopi
Akte Kelahiran (3 rangkap, 1 utk lurah, 2 untuk kecamatan)
4. Fotokopi
KTP Orang tua (2 rangkap, kedua-duanya untuk kecamatan)
5. Fotokopi
Ijazah Terakhir (2 rangkap, kedua-duanya untuk kecamatan)
6. Foto
3x4 berwarna 2 lembar (untuk tahun kelahiran ganjil, latar merah, dan tahun
kelahiran genap latar biru. Misal, Anda lahir tahun 1997, maka latar merah.
Jika Anda lahir tahun 1998, maka latar biru, foto diserahkan kepada lurah untuk
ditempelkan pada Surat Pengantar Lurah)
7. Surat
Pengantar Lurah dan fotokopiannya (1 rangkap fotokopi beserta aslinya untuk
kecamatan)
Contoh Surat Pengantar dari
Lurah:
Bisa dilihat di foto, Surat
Pengantar dari Lurah tersebut berukuran setengah HVS dengan judul Formulir
Permohonan Kartu Tanda Penduduk (KTP) Warga Negara Indonesia dengan nomor form F-1.07
Setelah mendapatkan Surat
Pengantar Lurah, maka saya segera menuju ke Kantor Kecamatan Batam Kota yang
terletak di Jalan Abulyatama dekat Bandara Hang Nadim kalau tidak salah.
Kebetulan waktu itu saya
sampai di Kantor Camat itu pukul 2 siang. Dan ternyata kata petugas di sana,
nomor antrian sudah habis. Nah, ini info mengenai prosedur di Kantor Camat,
silahkan disimak:
Kantor Camat adalah tempat
pengurusan berbagai dokumen seperti KTP, KK, SKCK, dll. Untuk pengurusan KTP
dan KK perlu mengambil nomor antrian yang akan dibagikan pukul 7.30 pagi. Oleh karena
itu, sebaiknya Anda menuju kantor camat sepagi mungkin untuk bisa mendapatkan
nomor antrian yang awal. Saya tiba di sana pukul 8.10, dan mendapatkan nomor
antrian 33.
Kalau tidak salah, setahu
saya, nomor antrian hanya sampai 40, sehingga sekitar pukul 9 nomor antrian
sudah habis. Menurut info yang saya dengar dari petugas di sana bahwa mereka
tidak lagi melayani pengambilan nomor antrian hingga pukul 10. Karena dari
pengamatan saya, banyak orang yang sudah mengambil nomor antrian tetapi tidak
muncul ketika dipanggil, sehingga dilewatkan begitu saja oleh petugas. Lalu apabila
memang ada warga yang membutuhkan nomor antrian sementara nomor antrian sudah
habis, maka petugas di sana kadang akan memberikan nomor yang tidak bertuan
alias terlewatkan tadi. Tetapi kalau sudah sampai sekitar pukul 10, tidak akan
diberikan nomor antrian lagi.
Selain itu, sebaiknya
setelah mengambil nomor antrian, Anda segera menuju kantin belakang untuk
membeli sebuah map biru khusus, seperti foto di bawah ini:
Anda tidak perlu repot-repot
membawa map yang cantik ke sana, karena Anda akan tetap diminta untuk membeli
map khusus dari pihak Kecamatan tersebut. Seperti terlihat pada foto di atas,
map tersebut memang dicetak khusus dengan halaman depan yang dapat diisi dengan
berbagai data, yaitu nama, alamat, rt/rw, kelurahan, kecamatan, nomor
hp/telepon. Data-data tersebut di sebut sebagai DATA PEMOHON, data itu harus
kita isi sendiri.
Lalu dibawahnya terdapat
kolom Penerima Berkas, Persetujuan Kasi Kecamatan, Persetujuan Sekcam
Kecamatan, Persetujuan Camat. Dan di sampingnya terdapat kolom Jenis
Pengurusan, Proses, dan Pengambilan. Tenang, kolom-kolom tersebut nantinya akan
diisi oleh petugas di kecamatan.
Nah, setelah mendapatkan map
tersebut, masukkan berkas-berkas Anda ke dalam map tersebut. Saya ulangi ya
berkas-berkas yang dibutuhkan oleh pihak kecamatan yaitu:
1. Fotokopi
KK
2. Fotokopi
Akte Lahir
3. Fotokopi
KTP Orang tua
4. Fotokopi
Ijazah Terakhir
5. Surat
Pengantar RT/RW dan fotokopiannya
6. Surat
Pengantar Lurah dan fotokopiannya
Setelah itu, tunggu nomor
antrian Anda dipanggil oleh petugas di loket. Ketika nomor Anda dipanggil,
silahkan menuju petugas loket yang memanggil Anda. Biarkan petugas loket
mengurusi berkas Anda, mungkin Anda akan ditanya beberapa pertanyaan misalnya “Sudah
pernah rekam E-KTP sebelumnya?” dll. Nah, bicara soal perekaman E-KTP. Mungkin Anda
pernah melihat mobil pemerintah yang berkeliling? Ada sebuah mobil dari pihak
Dinas Kependudukan Kota Batam yang berkeliling khusus untuk perekaman E-KTP. Atau
mungkin Anda pernah pergi ke mall dan melihat ada tempat perekaman E-KTP? Nah,
jika pernah, sebaiknya jangan Anda lewatkan kesempatan itu untuk merekan E-KTP
(jika belum punya E-KTP).
Saya sendiri termasuk cukup
beruntung karena mobil keliling tersebut sempat berkunjung ke sekolah saya
ketika saya masih berusia 15 tahun. Ketika itu, kami diminta untuk menyerahkan
sebuah fotokopi KK dan menunggu giliran untuk perekaman E-KTP. Mobil itu
terparkir di halaman sekolah kami. Dengan membawa fotokopi KK, kami berbaris di
depan pintu mobil tersebut. Satu per satu dari kami masuk ke dalam mobil untuk
perekaman E-KTP. Sekedar info, bagi yang tidak memiliki KK Batam, tidak akan
bisa mengurus E-KTP di Batam. Karena kebetulan waktu itu, dua orang teman saya
adalah pindahan dari pulau lain dan belum memiliki KK Batam, alhasil mereka
tidak diijinkan untuk melakukan perekaman E-KTP.
Saya tidak begitu ingat lagi
apa yang saya lakukan di dalam mobil itu. Seingat saya, petugas di mobil itu
meng-input data saya ke dalam komputer, melakukan pemotretan (asekkk), maksud
saya mengambil foto saya waktu itu di dalam mobil, lalu adapun scanning mata,
dan cap jari serta tanda tangan. Itulah proses perekaman E-KTP.
Kembali ke Kantor Camat.
Nah, setelah berkas Anda diambil oleh petugas loket di camat, silahkan menunggu
sampai nama Anda dipanggil oleh bagian Kasi (saya juga kurang tau apa itu Kasi
Camat).
Di dalam kantor Camat Batam
Kota itu, terdapat beberapa ruangan. Begitu Anda masuk, Anda akan melihat 4
loket disana, dan beberapa tempat duduk di ruangan tersebut. Lalu jika Anda
melihat ke kanan, ada ruangan Nursery Room, oke ini tidak penting. Itu hanya sebuah
ruangan untuk ibu menyusui anaknya atau mengganti popok. Oke, tidak penting
kan?
Nah, selanjutnya coba lihat
ke sebelah kiri, ada dua ruangan di sana yaitu ruang Kasi Tramtib dan satu lagi
saya tidak ingat. Kedua ruangan itu berdekatan. Adapun tangga menuju lantai dua
di hadapan Anda. Tetapi saya tidak tahu apa yang terdapat di lantai atas karena
saya tidak ke lantai atas.
Kembali ke pengurusan KTP. Setelah
berkas Anda diambil oleh petugas loket, silahkan duduk menunggu nama Anda
dipanggil oleh petugas dalam ruangan Kasi tadi. Tetapi, apabila Anda bernasib
buruk seperti saya yang mendapatkan nomor antrian yang cukup jauh yaitu 33,
maka sebaiknya Anda pulang dahulu ke rumah (kalau tidak repot bagi Anda). Karena
menurut info dari si petugas loket, bahwa pemanggilan oleh petugas Kasi itu
cukup lama. Saya saja waktu itu selesai mengurus berkas di loket sekitar pukul
9.15, lalu petugas loket menyarankan saya untuk pulang dan kembali lagi pukul 2
siang.
Saya pun mengikuti saran si
petugas loket. Saya pulang ke rumah dan kembali lagi ke sana sekitar pukul 1. Sebelumnya
saya sudah bertanya pada petugas loket, kalau saya terlambat kembali ke camat
dan nama saya terlewatkan, apakah bermasalah? Jawab si petugas loket, “Nggak,
Dek. Nanti kalau datang lagi, tanya saja sama petugas Kasi, bilang nomor
antrian adek berapa terus atas nama siapa.”
Nah, begitu tiba di sana
pukul 1 siang, saya mendapati kantor camat sangat sepi. Bahkan hanya terlihat
satu atau dua mobil pejabat di lapangan parkirnya. Kata salah seorang anggota
kepolisian yang kebetulan berada disana, bahwa petugas kantor camat sedang jam
istirahat. Oalah! Saya nyaris melupakan itu. Akhirnya saya masuk ke dalam
kantor camat dan mengambil tempat duduk di dekat ruangan Kasi. Saya sempat
mengintip ke dalam ruangan Kasi, saya melihat ada sebuah komputer dan kamera di
sana. Dinding di depan kamera tersebut terdapat dua buah kain berwarna biru dan
merah yang saling bertimpa.
Setelah menunggu beberapa
menit, satu per satu petugas kantor camat kembali bertugas, termasuk petugas di
ruang Kasi itu. Seorang petugas pria keluar dari ruangan Kasi membawa beberapa
map biru dan mulai memanggil nama mereka satu per satu. Saya melihat nomor
antrian teratas yang di-stepler di map tersebut adalah nomor 29. Saya pun
berpikir, wah jangan-jangan nomor saya terlewatkan. Jadi saya pun bertanya pada
petugas, dan beliau meminta saya untuk menunggu saja karena berkas saya masih
di loket.
Rupanya, petugas loket masih
perlu mengurusi berkas-berkas tersebut di sebuah ruangan tersendiri di belakang
loket dan kemudian menyerahkan berkas tersebut ke ruangan Kasi untuk diproses
lebih lanjut. Satu per satu nama dipanggil. Dan saya melihat si pemohon (alias
pihak yang ingin mengurus KTP) masuk ke dalam ruangan, berbicara dengan seorang
petugas yang duduk di balik dinding (sehingga tidak terlihat dari luar). Setelah
berbincang sejenak, si pemohon diminta untuk duduk di samping petugas yang
memanggil nama tadi. Duduk di samping petugas sama artinya dengan duduk
membelakangi dinding berkain merah/biru dan menghadap kamera. Bisa dibayangkan?
Itu tidak penting, Anda akan tahu setelah tiba di sana. Intinya, si petugas
akan mengambil foto si pemohon alias memotret si pemohon dengan kameranya. Lalu
melakukan scan sidik jari si pemohon dan meminta tanda tangan si pemohon.
Itu adalah rangkaian proses
perekaman E-KTP bagi yang belum melakukan perekaman. Lalu setelah proses
perekaman, si petugas memberikan sebuah Form Pengambilan kepada si pemohon dan memberi
tahu kapan kembali lagi ke kantor camat untuk mengambil E-KTP yang sudah jadi.
Setelah menunggu sekitar 45
menit, akhirnya nama saya dipanggil. Berhubung saya sudah melakukan perekaman
E-KTP 2 tahun lalu, maka proses saya tidak sulit. Si petugas mencari data saya
di komputernya dan data saya pun muncul lengkap dengan foto dan hasil scan
sidik jari saya yang saya lakukan dulu. Setelah itu, si petugas langsung
memberikan form pengambilan kepada saya. Bentuk form tersebut dapat dilihat di
bawah ini:
Pada form saya tersebut
dapat dilihat, tanggal masuk (tanggal pengurusan KTP di kantor camat) adalah
tanggal 7 Mei, dan tanggal selesai (tanggal pengambilan KTP) adalah tanggal 29
Mei. Saya sarankan untuk tidak mengambil e-KTP yang sudah jadi tepat pada
tanggal yang ditentukan di form pengambilan. Karena menurut pengalaman dan
pengamatan, ada sedikit keterlambatan pada pengambilan e-KTP. Perlu diketahui
bahwa pihak yang mencetak KTP kita itu adalah Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil, jadi perlu waktu untuk mengirim KTP yang sudah jadi tersebut dari DisDuk
ke Kantor Camat setempat. Misalkan tanggal pengambilan saya adalah 29 Mei,
apabila saya datang pada tanggal 29 Mei pagi, maka jawaban yang saya dapatkan
dari petugas kantor Camat adalah, “Maaf, KTP-nya belum masuk, belum dikirim
dari DisDuk. Mungkin nanti sore atau besok pagi.” seperti yang terjadi pada
beberapa orang yang saya temui di kantor camat beberapa waktu lalu.
Jadi, penundaan pengambilan
sekitar 3-4 hari itu tidak masalah. Tidak perlu terlalu tepat waktu dalam
mengambil KTP tersebut.
Nah, begitulah proses “singkat”
pembuatan KTP baru di Kecamatan Batam Kota. Bagi yang merasa pusing membaca
cerita panjang di atas, saya telah membuatkan sebuah skema sederhana di bawah
ini:
Tapi, saya masih menyarankan
Anda untuk membaca pengalaman saya di atas, saya yakin akan bermanfaat. Akhir
kata, saya ingin menyampaikan “Jadilah Warga Negara Indonesia yang Baik!”
Terima kasih.
